Dinsdagmiddag, 14:00 uur. De wekelijkse vergadering. Een vast ritueel in de agenda, een moment waarop iedereen braaf aanschuift in de vergaderzaal. Maar wat als die vergadering eigenlijk helemaal niets toevoegt? Wat als de helft van de aanwezigen stiekem zit te whatsappen of verlangend naar buiten staart? Wat als de besproken onderwerpen net zo goed in een korte e-mail of een snelle chat onder teamleden afgehandeld hadden kunnen worden?
De Nederlandse vergadercultuur kent een verraderlijke valkuil: de routine. Vergaderingen worden vaak gepland op vaste tijdstippen, zonder dat er reële behoefte aan is. Ze worden een gewoonte, een ritueel dat we gedachteloos volgen, zelfs als het geen enkele toegevoegde waarde heeft.
De Kosten van Vergaderverslaving
Laten we eens rekenen. Stel je voor: een team van 6 mensen vergadert wekelijks 4 uur lang. Dat zijn 24 uur per week, 96 uur per maand. Reken daar de reistijd bij op, de tijd die mensen kwijt zijn aan voorbereiding en nabewerking, en de kosten lopen al snel op.
En waarvoor? Voor een vergadering die misschien maar eens per maand echt relevant is voor het hele team. Een vergadering die vaak niet eens leidt tot concrete actiepunten of beslissingen die direct bijdragen aan het behalen van doelen. Een vergadering die vooral veel tijd en geld kost.
De Illusie van Productiviteit
Waarom blijven we dan toch zo krampachtig vasthouden aan die wekelijkse vergaderingen? Misschien omdat het ons een gevoel van productiviteit geeft. We zijn immers bezig, we overleggen, we delen informatie. Maar is dat wel echte productiviteit? Of is het een illusie, een manier om onszelf voor de gek te houden?
Echte productiviteit zit hem in het behalen van resultaten, in het creëren van waarde. Niet in het vullen van uren met nutteloze overleggen. Het is tijd om kritisch te kijken naar onze vergadergewoontes en ons af te vragen: is deze vergadering echt nodig? Draagt hij bij aan onze doelen? Of kunnen we onze tijd beter besteden?
Ontsnappen aan de Vergaderfuik
Het goede nieuws is: we kunnen ontsnappen aan de vergaderfuik. Door bewuste keuzes te maken, door onze vergadercultuur te veranderen en door te focussen op effectiviteit in plaats van routine.
Evalueer de noodzaak: Is deze vergadering echt nodig? Wat is het doel? Kan het ook anders?
Optimaliseer de frequentie: Moet deze vergadering echt wekelijks plaatsvinden? Of is eens per maand, of zelfs eens per kwartaal, voldoende?
Delegeer taken: Kunnen bepaalde onderwerpen worden gedelegeerd aan kleinere teams of individuen? Een update naar de rest van het team volstaat dan.
Gebruik technologie: Kan deze vergadering ook online plaatsvinden? Of kunnen we informatie delen via een online platform?
Door kritisch te kijken naar onze vergadergewoontes en door te kiezen voor effectiviteit boven routine, kunnen we ontsnappen aan de vergaderfuik en onze kostbare tijd beter besteden. Laten we de vergaderjungle temmen en een cultuur creëren waarin overleg echt waarde toevoegt.
댓글